Chi phí phát sinh? Có thể giảm tới mức tối thiểu?

Trong xây dựng, việc phát sinh chi phí có lẽ đã trở nên một việc bình thường và có khi ta hiểu như là lẽ tất nhiên vậy. Tại sao lại có phát sinh trong xây dựng ? phát sinh là gì?
Phát sinh chi phí tức là chi phí chênh lệch giữa giá trị quyết toán hợp đồng với giá trị dự toán hợp đồng. Có thể giá trị này âm hay dương , nhưng hầu hết là số dương!

Có thể lý giải nhiều nguyên nhân dẫn đến phát sinh chi phí công trình như sau:

Hồ sơ thiết kế không đầy đủ, trong qua trình thi công phải chỉnh sửa nhiều do đó tất nhiên phải có sự thay đổi về chí phí khi quyết toán.

Hồ sơ lập dự toán không rõ ràng chủng lọai vật tư. Khi nhà thầu bỏ thầu xây dựng, hợp đồng thi công không nói rõ loại vật liệu, nhãn mác, xuất xứ. Như vậy, bản dự toán cũng ghép đơn giá mơ hồ không thực tế bởi vì như chúng ta biết giá thành có liên hệ mật thiết với chủng lọai sản phẩm, nhà cung cấp ...Trong quá trình xây dựng, một điều tất yếu là cuối cùng nhà thầu vẫn phải chọn một chủng lọai rõ ràng được chủ đầu tư duyệt. Nghĩa là, giá trị quyết toán chắc chắn sẽ khác giá trị dự toán ban đầu.

Giá vật liệu xây dựng biến động.

Yêu cầu của chủ nhà thay đổi, vì chủ nhà lúc nào cũng có nhu cầu cao hơn chi phí mà họ dự kiến đầu tư cho căn nhà.

Ngoài ra còn có nhiều yếu tố khác như: Nhà thầu (không tốt) cố tình không thông báo những thông tin quan trọng gây tăng giá thành trong lúc thi công nhằm đưa khách hàng vào thế chuyện phải làm, phải chi thêm....Trường hợp này hay xảy ra khi khách hàng bị vấn đề giá thành chi phối quá lớn làm mất khả năng phân tính tính thực tế dẫn đến việc "mắc bẫy" nhà thầu.

Vậy làm thế nào để giảm chi phí phát sinh ?

Phát sinh trong xây dựng rõ ràng không phải là vấn đề nhỏ mà nhiều khi còn dẫn đến những thay đổi rất lớn, thậm chí dang dở việc xây cất vì số tiền phát sinh quá lớn mà chủ nhà không thể vượt qua được( trượt giá năm 2008).

Để giảm được chi phí phát sinh nguyên tắc cơ bản là phải lường trước mọi chi phí có thể phát sinh! Rõ ràng tùy thuộc rất nhiều vào kinh nghiệm, trách nhiệm và lương tâm của người thiết kế, lập dự toán và có thể kể cả chủ nhà. Trách nhiệm và khả năng của đơn vị thiết kế ảnh hưởng là rõ ràng, còn đối với người lập dự toán thì họ đứng trước một bài toán khó và phải tìm được kết quả tối ưu. Vì phải dung hòa được hai yếu tố nhu cầu và chi phí của chủ nhà.

Còn chủ nhà thì sao? trách nhiệm của họ như thế nào trong khi hậu quả của việc phát sinh là do chính họ là người phải chịu nhiều nhất. Đa số các chủ nhà chúng ta hiểu rằng họ cần sự hỗ trợ của những người trong ngành xây dựng, thế nhưng rất nhiều chủ nhà chủ quan tự làm theo suy nghĩ riêng của mình lắm lúc sai nguyên tắc hoàn toàn. Họ tự đứng thiết kế, dự toán, tự đứng ra làm thầu hoặc tương tự như vậy. Điều này quá nguy hiểm vì họ không thể nào lường trước được những tình huống có thể xảy ra. Một yếu tố khác là do luôn tìm cách nâng cao nhu cầu đồng thời hạ thấp chi phí. Đây là điểm yếu thường hay bị các nhà thầu (không tốt) khai thác cả về tâm lý lẫn vật chất. Ví dụ một nhà thầu chỉ dự vào kinh nghiệm và đọc hồ sơ thiết kế (do chủ đầu tư nhờ một đơn vị thiết kế lập) và phán chỗ này thừa, chỗ kia thiếu...với mục tiêu tạo lòng tin với khách hàng bằng cách thể hiện năng lực của mình, từ đó họ quán xuyến tất cả mọi quyết định của chủ nhà ... cho đến một ngày chủ nhà nhìn ra sự việc! Trong thực tế, việc tham gia góp ý của nhà thầu thi công giúp ích rất nhiều trong việc hòan chỉnh bản vẽ thiết kế, nhưng thực hiện theo cách hạ người khác xuống để nâng mình lên đáng lẽ chủ nhà  phải thấy ngay ý đồ xấu này ngay từ đầu nếu họ tỉnh táo.

Tóm lại, phát sinh trong xây dựng là điều khó tránh khỏi. Chúng ta chỉ tìm cách hạn chế chứ không thể triệt tiêu vì công việc xây dựng trải qua một quá trình với thời gian dài cho nên rất nhiều sự thay đổi tất yếu phải xảy ra.

Một lời góp ý cho các chủ nhà là đừng nhúng tay vào quá nhiều việc phức tạp trong xây dựng mà hãy lựa chọn những dịch vụ chuyên nghiệp giúp bạn. Chắc chắn sẽ làm cho bạn hài lòng và giá thành bao giờ cũng thấp hơn là bạn tự làm nhiều việc. Ngay cả việc soạn hợp đồng, chọn thầu, dự toán chi phí .....